Digitaliseren, beheren, structureren en beveiligen
In elke organisatie zijn ontelbare documenten in omloop in de vorm van handleidingen, facturen, klantdossiers, notities etc. Dagelijks worden er documenten uitgewisseld, komen er nieuwe bestanden bij en worden gegevens aangepast en bijgewerkt. Beheer en beveiliging van al deze documenten is daarmee best een uitdaging. Hoe heb jij bijvoorbeeld je versiebeheer ingericht? Werk je met een consistente manier van documenten classificeren en vastleggen zodat je gegevens eenvoudig en snel terug kunt vinden? En hoe ga je om met privacygevoelige informatie in documenten?
Natuurlijk moet je ook bij het beheren en uitwisselen van documenten voldoen aan alle wet- en regelgeving. Voorkom onnodige tijdverlies of hoofdbrekens en ga voor moderne software die jou volledig ontzorgt op het gebied van documentmanagement: maak nu kennis met Unit4 DocumentManager.
Met DocumentManager
Unit4 DocumentManager in een notendop
Met DocumentManager kun je alle soorten informatie centraal opslaan én deze benaderen of bewerken vanuit diverse softwareoplossingen die standaard aan het systeem zijn gekoppeld. Door de vaste dossierindeling weet je zeker dat iedereen binnen je organisatie werkt met dezelfde dossieropbouw waardoor je informatie sneller terug kunt vinden. Het toepassen van Artificial Intelligence in de software ontzorgt en draagt bij aan de efficiency en compliancy van je organisatie.
Er worden bijvoorbeeld automatisch analyses gedaan van dossiers om te kijken of alle documenten in de juiste dossiers zijn opgeslagen en klanten in hun online dossiers niet per ongeluk documenten van anderen in kunnen zien. Privacygevoelige informatie wordt automatisch herkend en anoniem gemaakt. En de software kan je helpen dossiers compleet te maken voor je doorgaat met een volgende stap in het proces; denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar hebben van een getekende opdrachtbevestiging vóór het project daadwerkelijk van start gaat.
Blurrify: Persoonlijke gegevens direct en veilig opslaan zonder extra handelingen
In de blurrify functionaliteit van DocumentManager wordt gebruikgemaakt van artificial intelligence waardoor je zonder menselijke tussenkomst automatisch gevoelige persoonlijke gegevens laat vervagen. De software herkent zelf foto’s, bsn-nummers en andere privacygevoelige informatie en zorgt dat deze onherkenbaar wordt opgeslagen indien van toepassing. Hierdoor kun jij met een gerust hart zeggen dat jouw organisatie ook wat betreft opgeslagen documenten voldoet aan alle geldende wet- en regelgeving.
Artificial intelligence voor geautomatiseerd indexeren, classificeren en autoriseren van (gescande) documenten
Door artificial intelligence toepassingen kan DocumentManager een aantal belangrijke taken rond documentbeheer van jou overnemen. Bijvoorbeeld door automatisch te controleren of documenten in de juiste dossiers zijn opgeslagen of ervoor te zorgen dat documenten tijdig worden getekend.
Kloppen deze stellingen voor jou? Zo niet, maak dan nu onderstaand kennis met de artificial intelligence toepassingen van DocumentManager.
Een vergelijking tussen Microsoft SharePoint en Unit4 DocumentManager
SharePoint en DocumentManager verschillen als documentmanagementsysteem (DMS) zowel op functioneel gebied (wat kun je er als gebruiker mee) als op het gebied van het implementatieproces. Door de ervaring die we hebben opgedaan tijdens projecten bij klanten, kunnen we beide oplossingen vergelijkingen. Wil je weten welke optie het beste bij jou past? Bekijk dan onderstaand document.
