Ervaring van Pay-Check



De correcte salarisstrook, op het juiste moment, voor de juiste persoon, op de juiste plek. Dat is wat Pay-Check regelt voor haar klanten: MKB-ondernemers, accountants- en administratiekantoren en HR professionals. Directeur/Eigenaar Joris Weijers, fiscalist met als specialisatie loonheffingen en loonadministratie, vertelt wat er allemaal bij een goede salarisverwerking komt kijken en waarom de inzet van tools als Unit4 HR & Salaris Gemak hierbij cruciaal is.



Als je een goede loonstrook levert, krijg je geen bloemen, geen taart en geen applaus. Als het verkeerd gaat daarentegen heb je in no-time de poppen aan het dansen. Gedegen, up-to-date kennis, goede tools en een sterke dienstverlenende instelling bepalen ons succes.

 

“Er is ontzettend veel kennis voor nodig om salarisverwerking goed te kunnen doen en dat realiseren mensen zich niet. Op zich is het voeren van één salarisadministratie best te doen, alhoewel je je zult verbazen wat er ook dan nog fout kan gaan. Het wordt interessanter als het gaat om een paar honderd of een paar duizend administraties”. Aan het woord is Directeur | Eigenaar Joris Weijers, fiscalist met specialisatie loonheffingen en loonadministratie in hart en nieren. “Onze uitdaging ligt in het tot in detail snappen van veranderingen in wet- en regelgeving en deze op een goede manier vertalen naar de praktijk op een zo efficiënt mogelijke manier. Daarnaast is het juist ook bij onze dienstverlening belangrijk dat de medewerkers die contact hebben met de klant sterk communicatief en dienstverlenend zijn ingesteld. Dat zijn, naast natuurlijk een goed stel hersens, de belangrijkste voorwaarden die ik stel wanneer ik nieuwe mensen aanneem.

 

Salarisverwerking voor MKB accountantskantoren

 

Onze klanten zijn eigenlijk de klanten van onze klanten. Dit kunnen medewerkers zijn van ondernemingen, maar het grootste deel van onze klanten bestaat uit kleine tot middelgrote accountantskantoren waarvoor wij de salarisadministratie van hun klanten voor onze rekening nemen. Dit doen we in de vorm van een zogenaamde ‘whitelabel-constructie’, waarbij de eindklanten van het kantoor niet merken dat dit stukje dienstverlening wordt uitgevoerd door een derde, specialistische partij. Wij zijn dus gewoon een verlengde van het team van onze klanten. Het feit dat wij zoveel accountantskantoren als klant hebben, heeft alles met de omvang van deze kantoren te maken en een tekort aan personeel – zeker op het gebied van salarisadministrateurs. De meeste kantoren hebben simpelweg niet de bandbreedte en de specialisten om de salarisverwerking zelf goed te kunnen doen. De salarisadministratie bevindt zich op het snijvlak van pensioenrecht, arbeidsrecht en fiscaalrecht, vakgebieden die continue onderhevig zijn aan veranderende wet- en regelgeving. Daar kun je geen MBO’er op zetten, maar dat is wel wat er in de praktijk vaak gebeurt. Gaat het echter fout met de salarissen, dan zetten klanten onvermijdelijk vraagtekens bij het goed uitvoeren van de andere diensten van het kantoor. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om geen salarisverwerking aan te bieden, maar ‘nee’ verkopen blijft lastig aan een klant uit te leggen. Want waarom zou je wel de jaarrekening voor hem kunnen doen, maar de salarisverwerking niet? Op dat moment kloppen kantoren bij Pay-Check aan, op zoek naar een partner die snapt waar het om gaat en die weet hoe je een salarisverwerking op de meest efficiënte manier doet.

 

Van blauwe envelop naar gestroomlijnd proces

 

Naast dat ik het als persoon heel interessant vind om ontwikkelingen in wet- en regelgeving
op een goede manier te vertalen naar de salarisadministraties van mijn klanten, heb ik ook nog een ander stokpaardje en dat is efficiency. Toen ik met Pay-Check begon, kregen accountantskantoren alle blauwe enveloppen van hun klanten binnen, die een voor een werden geopend, ingevuld en per post teruggestuurd naar de relatie. Ik keek daarnaar en dacht ‘dat moet anders kunnen’. De eerste (grote) efficiency verbetering realiseerden we door post te vervangen door e-mail. Maar dan heb je het nog steeds over één e-mail per proces, niet echt heel makkelijk op te schalen. Onze klanten geven aan op welk moment, via welk kanaal ze welke documenten willen ontvangen – een dergelijke mate van maatwerk kun je op termijn niet blijven monitoren via een Excel spreadsheet. Uiteindelijk hebben we een eigen stuk software ontwikkeld dat ervoor zorgt dat wij de verschillende documenten op het juiste tijdstip, via het juiste kanaal, op de juiste plek kunnen krijgen. We zetten verloningen van te voren klaar die vervolgens op moment X automatisch worden gedistribueerd, via de portal van de klant, e-mail etc. Hiermee hebben we niet alleen een heel goed totaaloverzicht, maar kunnen we daarnaast ook zien dat bepaalde documenten nog niet zijn verstuurd en waarom. Alle afspraken worden op deze manier vastgelegd en zijn uitgangspunt voor onze planning.

 

Unit4 HR & Salaris Gemak nog steeds de beste verloningsengine

 

Wij zijn ooit begonnen met Unit4 HR & Salaris Gemak omdat deze software veruit de beste verloningsengine is en de gebruiker de meeste flexibiliteit biedt. Het maakt niet uit welke verloning je hebt, met deze applicatie kun je het aan. Een deel van de software is standaard ingericht, maar daarnaast kunnen onze specialisten zelf ook heel veel aanpassingen maken waarbij zij net zolang door kunnen gaan totdat de loonstrook voor de klant er precies zo uitziet zoals zij denken dat deze eruit zou moeten zien. De ontwikkelingen rond Unit4 HR & Salaris Gemak gaan snel, niet alleen voor wat betreft het integreren van veranderende wet- en regelgeving. Sinds ons eerste gebruik van deze software en nu zijn er veel nieuwe mogelijkheden bijgekomen. Denk bijvoorbeeld aan de introductie van de automatische salarisverwerking en natuurlijk het Unit4 HR & Salaris Gemak Portaal. Een portal is inmiddels een must voor in- en output van gegevens – loonstroken versturen per e-mail is niet meer van deze tijd en het aanleveren van bestanden met nieuwe medewerkers in een Excel-overzicht kan alleen al in het kader van de AVG (Algemene wet gegevensbescherming) echt niet meer.

 

Automatisering stelt ons in staat om die dingen te doen waarmee we het meeste waarde toevoegen

 

Op dit moment wordt er gewerkt aan het integreren van functionaliteit voor de distributie van documenten zodat dit ook binnen Unit4 HR & Salaris Gemak verder kan worden geautomatiseerd. Daarnaast zijn wij volgens mij als een van de eersten bezig met een API (koppelingsplatform voor automatisch inlezen gegevens). Veel van onze relaties hebben eigen software voor hun personeelsadministratie en salarisverwerking, maar willen wel dat wij de verloning voor hen doen. Wij moeten in deze gevallen de data uit al die verschillende pakketten op een zo efficiënt mogelijke manier naar Unit4 krijgen. Je wilt niet in al die individuele systemen hoeven inloggen om data te knippen en te plakken voor je deze opnieuw kunt gebruiken, ook dit moet je in kunnen regelen via een geautomatiseerd proces. Natuurlijk moet je de data die resulteert uit geautomatiseerde processen goed controleren. En daar zit nu net onze toegevoegde waarde. De kennis en kunde van mijn mensen komt niet tot zijn recht als ik hen inzet voor het ‘overkloppen’ van data, maar wel voor het beoordelen ervan. Automatisering stelt ons in staat om meer aandacht en tijd te besteden aan waar wij het meeste waarde kunnen toevoegen voor onze klanten.

 

Download het klantverhaal

“Wij zijn ooit begonnen met Unit4 HR & Salaris Gemak omdat deze software veruit de beste verloningsengine is en de gebruiker de meeste flexibiliteit biedt.”