Van Wezel Accountants



Wilbert Star, partner bij Van Wezel Accountants, weet hoe belangrijk het is om je zaken goed op orde te hebben. Wilbert: “Klopt je basis, dan heb je op elk moment inzicht in hoe je ervoor staat en kun je sneller reageren op een crisis of inspelen op een nieuwe mogelijkheid. Met Unit4 Kantoor Gemak kunnen wij onze eigen interne processen goed en efficiënt inregelen waardoor we bovendien meer tijd overhouden voor de cliënt.

 

Wilbert: “De impact die de Corona-crisis uiteindelijk zal hebben is vooralsnog moeilijk in te schatten, maar het maakt mij opnieuw duidelijk hoe belangrijk het is om je interne processen op orde te hebben. Dan kun je snel schakelen en ben je opgewassen tegen een stootje. Dat geldt voor ons als kantoor net zo goed als voor onze cliënten. Wij houden onze basis op orde door alert te blijven op nieuwe technologische ontwikkelingen en door zuinig te zijn op onze medewerkers, de andere belangrijke pijler van ons kantoor.



Juist in de afgelopen periode hebben we gezien wat een geweldig team we eigenlijk hebben, wat we ook naar onze medewerkers hebben uitgesproken. Ondanks de moeilijke en onzekere tijden blijven we allemaal gefocust op het oplossen van problemen van cliënten. Met zijn allen de schouders eronder, altijd reageren op vragen, bereikbaar zijn. Omgekeerd krijgen wij als managementteam de waardering van de medewerkers over de manier waarop we ons toch tijdig hebben voorbereid op wat ons te wachten stond. Hierdoor konden medewerkers bijvoorbeeld vrij probleemloos thuis aan de slag. Als team zijn we enthousiast, gedreven en betrokken en heel erg gericht op samenwerking – met elkaar en met de cliënten. We werken op basis van wederzijds vertrouwen met als doel de ondernemers die bij ons komen zo veel mogelijk te ontzorgen. We laten hen doen wat ze het liefste doen zonder dat ze zich daarbij zorgen hoeven maken om de cijfers.

 

 

Helemaal van deze tijd

 

Wij zijn al jaren klant van Unit4 en gebruiken een aantal van hun softwareoplossingen ter ondersteuning van onze interne processen. Aangezien we zelf vrij handig zijn met dashboards, konden we zelfs uit deze oudere systemen de inzichten halen die we nodig hadden. Maar toen het tijd werd voor wat nieuws, zijn we om ons heen gaan kijken. We hebben naar verschillende systemen gekeken, maar kwamen tot de conclusie dat Kantoor Gemak de enige software is van deze tijd. Wat ik daarmee bedoel? Het heeft een heel prettige, gebruiksvriendelijke interface. Het is een cloudoplossing en bijzonder flexibel en aanpasbaar. Waren we vroeger al blij wanneer we bij de database konden komen om er wat gegevens uit te halen, Kantoor Gemak is op allerlei manieren benaderbaar om gegevens te kunnen bewerken en ook nog eens zeer uitgebreid qua functionaliteit. Het is gewoon een schoolvoorbeeld van hoe een modern systeem behoort te werken.

 

 

Zorgvuldige aanpak

 

We hebben de introductie van Kantoor Gemak binnen ons kantoor heel zorgvuldig aangepakt. Gedurende een traject van aantal maanden hebben we veel getest, geprobeerd, geoefend en daarmee een nagenoeg perfecte omgeving klaargezet voor onze medewerkers. Het sloot qua werkzaamheden en processen naadloos aan bij wat mensen nodig hebben en verwachten. Sommige processen zijn wel veranderd en daar moest men in het begin aan wennen. Maar zodra duidelijk wordt dat het op de nieuwe manier beter werkt, hoor je niemand er meer over. Neem bijvoorbeeld het factureren. Vroeger waren er veel mensen bij dit proces betrokken en lag een groot deel van de controle hoog in de organisatie. In het nieuwe proces zet iemand de facturatie klaar waarna de declarant het hele proces vervolgens zelf afhandelt. Hiermee worden de verantwoordelijkheden lager in de organisatie belegd en ben je de administratieve rompslomp kwijt. En zo hoort het ook. Medewerkers die een klant adviseren zijn prima in staat om ook zelf te factureren.

 

 

Efficiency van Kantoor Gemak resulteert in meer tijd voor cliënten

 

Kantoor Gemak is een systeem dat ons helpt om onze interne organisatie op orde te hebben en te houden. Kantoorprocessen verlopen soepel, kosten minder tijd en inspanning waardoor we meer tijd overhouden voor de cliënten en dus meer declarabele uren weg kunnen zetten. Efficiency is echter niet het enige wat we realiseren. Kantoor Gemak draagt namelijk ook direct bij aan de dienstverlening aan de cliënt doordat je klantinformatie sneller terug kunt vinden en over uitgebreidere informatie kunt beschikken. Het beantwoorden van vragen wordt daarmee ook een stuk eenvoudiger. We zijn nu een half jaar bezig en zijn zeer tevreden over de tussentijdse resultaten. Vooralsnog hebben we de basis ingeregeld, maar er is nog zo veel meer mogelijk. Een van de volgende stappen die we in Kantoor Gemak willen gaan realiseren, is het klantacceptatieproces (de zogenaamde ‘customer onboarding’).

 

 

Klaar voor de toekomst

 

Als accountant werk je met een steeds groter aantal softwareprogramma’s; waren dat er vroeger rond de 10, tegenwoordig is dat een veelvoud daarvan. Wij realiseren ons terdege dat juist de inzet van goede softwareoplossingen ervoor zorgt dat we met veranderingen mee te kunnen (blijven) bewegen. Het is ons streven om op zo veel mogelijk vlakken vooraan te lopen of in elk geval dicht achter de kopgroep te zitten. Stilstand is wat ons betreft bijna altijd achteruitgang en investeren in technologie levert gewoon veel op. In een gemiddeld accountantskantoor zie je dat het aandeel interne uren dat nodig is om de business draaiende te houden, steeds een beetje groeit. Met Kantoor Gemak kunnen we deze ontwikkeling omdraaien doordat we interne processen efficiënter maken. We beschikken snel over inzicht in zaken die spelen (crisis of juist mogelijkheden) en kunnen tijdig en bewust beslissen of we al dan niet iets met die inzichten willen doen. Ook onze cliënten merken dat we onze zaken goed hebben geregeld en geautomatiseerd. Ze kunnen op het scherm meekijken met werkzaamheden die we voor hen oppakken en veel communicatie gaat niet meer telefonisch, maar via online applicaties. Ze zien telkens verbeteringen, dat we dingen zo makkelijk mogelijk proberen te maken en dat geeft hen vertrouwen in onze dienstverlening.

Met Kantoor Gemak durf ik met een gerust hart te zeggen dat we klaar zijn voor de toekomst. We hebben onze basis niet alleen op orde, maar beschikken over de flexibiliteit om mee te kunnen veranderen met wat er dan ook op ons pad gaat komen. Dat geeft mij een goed gevoel en onze cliënten dat extra stukje zekerheid.

 

Lees hier het hele klantverhaal

"Met Kantoor Gemak hebben we onze interne processen goed op orde en blijft er meer (declarabele) tijd over voor onze cliënten."