Ervaring van Yusen Logistics



Yusen Logistics (Benelux B.V.) zet zich dagelijks in om toegevoegde waarde te creëren voor haar klanten wereldwijd. Dat begint met een goede dienstverlening aan de eigen medewerkers, wat in Nederland onder andere zichtbaar is op de afdeling salarisverwerking. Melanie Staphorst, Payroll en HR administrator bij Yusen, vertelt over hoe zij met behulp van Unit4 Personeel & Salaris stap voor stap innoveert om de salarisverwerking zo efficiënt en gebruiksvriendelijk mogelijk te laten verlopen.



Goede inzichten, een hoge kwaliteit dienstverlening en innovatie zijn belangrijke elementen op basis waarvan Yusen Logistics
in het speelveld van transport en logistiek waarde creëert voor haar klanten. Op basis van dezelfde uitgangspunten zorgt de afdeling salarisverwerking ervoor dat de maandelijkse uitbetaling van het salaris vlekkeloos verloopt.

 

Melanie Staphorst, Payroll en HR administrator bij Yusen, maakt al jaren naar volle tevredenheid gebruik van Unit4 Personeel & Salaris voor de salarisverwerking. “In eerste instantie was deze oplossing 2e keuze, maar de veel gunstigere prijsstelling gaf destijds de doorslag om toch voor Unit4 te gaan. Als je er eenmaal mee aan de slag gaat, dan kun je als salarisadministrateur alleen maar heel blij worden van Unit4 Personeel & Salaris. Salaris-technisch is het gewoon een super sterke applicatie met enorm uitgebreide functionaliteit. Het is daarnaast ook heel gebruiksvriendelijke software, onder andere door de goede helpteksten die je overal in de applicatie terugvindt. De uitgebreide mogelijkheden betekenen echter wel dat je goed moet weten wat je doet – zowel vakinhoudelijk als voor wat betreft de applicatie. Ik zou ook zeker niet zo maar iedereen ‘loslaten’ binnen het systeem om allerhande mutaties door te gaan voeren, maar als je goed weet wat je doet en binnen welke context dit moet gebeuren, kun je alle kanten op.

 

Stap voor stap innoveren

 

Met de continue aanpassingen in wet- en regelgeving is het voor mij als salarisadministrateur een uitdaging om bij te blijven wat kennis betreft. Ik doe dit onder andere door over ontwikkelingen rond salarisverwerking te lezen en ga waar mogelijk naar relevante workshops en evenementen. Bijblijven is extra lastig als je hiervoor eigenlijk geen tijd vrij kunt maken, maar het gewoon tussen je werkzaamheden door moet doen. Ik kan nu eenmaal niet zeggen dat de salarissen deze maand een weekje later worden uitbetaald omdat ik graag 2 dagen een interessant congres bij wil wonen. Dat zelfde geldt eigenlijk ook voor het breder inzetten van de mogelijkheden van Unit4 Personeel & Salaris. Je moet echt tijd kunnen maken om te bedenken welke vervolgstappen je wilt nemen en hoe je dit vervolgens concreet in de applicatie kunt inregelen. Daarnaast blijkt telkens weer dat je minstens een evenredige hoeveelheid tijd moet besteden aan het goed informeren en vooral
ook enthousiasmeren van de collega’s in de eigen organisatie. Het simpelweg rondsturen van een handleiding van nieuwe functionaliteit is helaas in de meeste gevallen niet voldoende om mensen het nut van veranderen te laten inzien. Persoonlijk bij mensen langsgaan en vertellen welke voordelen zij voor zichzelf kunnen realiseren, is vaak wel een goede manier om nieuwe mogelijkheden in de organisatie te laten landen. Dat betekent dat innoveren in de meeste gevallen lang niet zo snel gaat als dat je zelf zou willen. Dan is het vooral belangrijk om regelmatig stil te staan bij de stappen die wél worden gezet, zodat je ziet dat je wel degelijk vooruitgang boekt.

 

Veilig en efficiënt delen van documenten en informatie via het portal

 

De afgelopen periode hebben we onder andere gewerkt aan de inzet van Unit4 Personeel & Salaris Portaal. Het doel hierbij is om managers en medewerkers op een veilige manier inzicht te geven in documenten die voor hen relevant zijn. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld hun salarisstroken, contracten en functiewijzigingen inzien en online verlof aanvragen. Managers kunnen bepaalde rapportages bekijken en voor hen relevante personeelsgegevens raadplegen, zoals opleidingen die hun medewerkers hebben gevolgd en certificaten die zijn behaald. We zien dat vooral nieuwe managers binnen Yusen volop gebruikmaken van deze mogelijkheden. De managers die al wat langer meedraaien, hebben nog wat extra aanmoediging nodig om zelf met het portaal aan de slag te gaan. Het portaal wordt op dit moment dus al ingezet, maar zeker nog niet zo uitgebreid als we zouden willen. We hebben Unit4 daarom een QuickScan laten doen om te zien waar we de meeste tijd mee kunnen winnen en hoe we dat het beste kunnen doen. Vervolgenstappen zijn hiermee duidelijk; tijd om ze te realiseren moet nog worden ingepland.

 

Automatische salarisverwerking en workflow

 

Automatische salarisverwerking en workflow zijn andere mogelijkheden binnen Unit4 Personeel & Salaris waar we graag mee aan de slag zouden willen. Workflow bijvoorbeeld voor het efficiënter maken van de invoer en bij het automatisch genereren van contracten die vervolgens voor verdere bewerking door worden gezet naar mijn collega’s van HR. Maar dit zijn stuk voor stuk dingen waar je echt voor moet gaan zitten en daarvoor ontbreekt het momenteel aan tijd. Aan de kant van Unit4 wordt er ook hard gewerkt aan het verbeteren van de applicatie op basis van feedback en ideeën die door klanten worden aangedragen. Ik zit hiervoor zelf in de Unit4 Personeel & Salaris Klankbordgroep, wat natuurlijk ook een investering van tijd en moeite betekent. Maar dat is het waard als je ziet dat er concreet wat met je input wordt gedaan en je deze terugziet in de vorm van nieuwe ontwikkelingen binnen het product.

 

Download het klantverhaal

“Salaris-technisch is Unit4 Personeel & Salaris gewoon een super sterke applicatie met heel uitgebreide functionaliteit.”