WhatsApp met ons
Chat met ons
Bel +31 (0)18 444 4444

3 tips om tijd te besparen als salarisadministrateur


Door: Leo Overvoorde | 7 augustus 2019

Goede salarisadministrateurs zijn schaars en daarmee is hun tijd kostbaar. Een reden te meer om je tijd te besteden aan werkzaamheden die de meeste waarde toevoegen voor de organisatie waar je voor werkt en aan de medewerkers waar je de verloning voor doet. In dit blog lees je waarom hoe automatisering bij kan dragen aan een nuttigere besteding van je werk.

 

Onderstaand 3 tips die je zelf in de praktijk toe kunt passen:

  1. Kijk kritisch naar je standaardprocessen
  2. Leg het werk waar het hoort
  3. Omarm techniek

Kijk kritisch naar je standaardprocessen
Dat is gelijk wellicht de meest lastige tip. We zijn gewend aan een bepaalde manier van werken en daar afstand van nemen om te beoordelen of deze manier van werken nog steeds de beste is, is heel moeilijk. Toch is juist hiermee veel tijd te winnen. De gereedschappen waarmee wij werken veranderen namelijk ook. Wat twee jaar geleden misschien nog een handmatige handeling was, kan nu wellicht worden geautomatiseerd. Denk hierbij aan automatische controles op verschillen tussen berekeningen en overzichten. Of het kunnen signaleren van gebeurtenissen. Neem af en toe de tijd om afstand te nemen van je werkzaamheden om deze met een kritische blik te bekijken. Je zult verbaasd zijn welke werkzaamheden inmiddels overbodig zijn geworden.

 

Leg werk waar het hoort
Veel tijd wordt nog besteed aan het invoeren van mutaties. Van een adreswijziging tot het aantal overwerkuren van een medewerker. De invoer van mutaties hoeft geen verantwoordelijkheid te zijn van de salarisadministratie. Die overwerkuren kunnen afkomstig zijn uit een tijdregistratiesysteem of zijn door de werknemer via zijn manager doorgegeven aan de salarisadministratie. Door deze administratieve processen te automatiseren en te laten beginnen bij de bron bespaar je niet alleen veel tijd, maar ook de kans op fouten neemt af. En als het nog papieren processen zijn, dan is het een extra reden om dit te automatiseren. Gebruik een portaal voor de medewerkers en leidinggevenden waarin alle relevante gegevens staan en leg de verantwoordelijkheid voor het onderhouden en aanleveren van deze gegevens daar waar het hoort. Als je dan ook nog zorgt voor een (logisch en transparant) goedkeuringsproces dan is het maandelijks overtypen van mutaties voor goed verledentijd.

 

Omarm techniek
Technologische ontwikkelingen zijn niet onze vijand. Sterker nog, ze helpen ons steeds meer om onze tijd nuttig te besteden. Robotisering kan een stap zijn om herhaald werk overbodig te maken. Automatische controles voorkomen de gevolgen van menselijke fouten. De oplossingen waar je mee werkt, veranderen continu. Zorg dat je daarvan op de hoogte bent en gebruik de nieuwe mogelijkheden voor eigen gewin. Wist je bijvoorbeeld dat je in Unit4 Personeel & Salaris de loonaangifte automatisch kunt vergelijken met een andere periode en/of met de loonjournaalpost? Niet meer zelf rekenen en vergelijken, maar simpelweg beschikbaar met één druk op de knop.

 

Conclusie
Ons vakgebied is te leuk, te divers en te complex om ons bezig te houden met onnodige werkzaamheden. Gebruik de ontwikkelingen om efficiënt met je tijd om te gaan zodat je tijd vrijmaakt voor díe werkzaamheden waarbij je waarde de meeste waarde toevoegt. Dat geeft jou het meeste voldoening en levert je bedrijf of organisatie het meest op.