Hoe efficiënt is jouw opdrachtplanning?


Door: Mamad Mardani | 28 april 2020

Heeft jouw kantoor ook te maken met herhaalopdrachten waarbij je elk jaar dezelfde werkzaamheden opnieuw in moet plannen op medewerkers- of afdelingsniveau? En werken jullie daarbij met een centrale opdrachtplanning of heeft elke (assistent-)accountant zijn eigen to-do-lijstjes? Opdrachtplanning wordt bijna altijd ervaren als een vervelende klus. Het kost tijd, is meestal complex en levert geen directe (zichtbare) bijdrage aan de omzet. Maar schijn bedriegt: een goede opdrachtplanning heeft wel degelijk invloed op het omzetresultaat en kan daarnaast veel problemen voorkomen. Als je deze simpele richtlijnen aanhoudt, maak je in een handomdraai een strakke opdrachtplanning.

 

Waarom dubbel doen als het ook in één keer kan?

Een opdracht is eigenlijk een verzameling van eenmalige activiteiten om iets te realiseren. De tijd en de te besteden uren zijn begrensd, volgens afspraken met de klant. Een opdracht kan door één of meerdere medewerkers van verschillende disciplines worden uitgevoerd. Voor elke activiteit geldt een bepaalde doorlooptijd en in de meeste gevallen is er sprake van onderlinge afhankelijkheid van deze activiteiten. Tot zover niets nieuws. Maar waarom worden herhaalopdrachten telkens opnieuw, handmatig ingepland? Jaarrekeningen, kwartaalaangiftes – ze komen telkens terug en moeten ook telkens opnieuw worden ingepland. Eindeloze Excellijstjes die van het ene jaar naar het andere, klant voor klant worden gekopieerd – terwijl dit ook heel goed geautomatiseerd kan worden gedaan. Laat de systemen voor je werken door terugkomende activiteiten automatisch voor je in te plannen. Dit bespaart je niet alleen veel tijd, maar voorkomt bovendien dat er fouten worden gemaakt die je achteraf weer moet corrigeren.

 

Van versnipperde lijstjes naar centraal in- en overzicht

Ook accountants zijn, net als collega’s in andere dienstverlenende sectoren, gecharmeerd van to-do-lijstjes omdat je daarmee zo fijn inzicht hebt in wat je nog moet doen en wanneer je bepaalde zaken op moet leveren. Binnen kantoren zie je dan ook vaak een wildgroei aan Exceloverzichten waarop individuele medewerkers hun eigen acties bijhouden. Met een beetje geluk kun je zelfs zien bij welke opdracht deze horen. Zodra bepaalde activiteiten zijn afgerond, krijgt de verantwoordelijke van betreffende klant of opdracht een seintje waarop deze persoon in een eigen lijstje de status van de actie omzet naar ‘afgerond’. Op deze manier gaat er veel tijd kwijt aan het dubbel invoeren van gegevens, heeft niemand realtime inzicht in de status van alle lopende opdrachten en is er geen garantie dat een totale dienst op tijd wordt opgeleverd zonder dat daarbij belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Met één centrale planning voor iedereen binnen kantoor voorkom je onnodige communicatie, zowel tussen collega’s onderling als met je cliënten. Door eenmalige invoering van planningsinformatie bij de bron, voorkom je fouten en zorg je ervoor dat alle activiteiten binnen een opdracht op tijd worden afgerond en boetes van derden worden voorkomen.

 

Plan je capaciteit waar en wanneer je deze nodig hebt

Jaarrekeningen, btw-aangiftes, salarisverwerking – voor alle soorten dienstverlening van je kantoor zet je mensen in met de juiste skills en ervaring. Zou het dan niet prettig zijn wanneer je in één centrale resourceplanning kunt zien wanneer je welke capaciteit nodig hebt? Dan kun je hierop vooruitlopend checken of je deze zelf in huis hebt, of je medewerkers vrij moet maken, op moet leiden of dat je op bepaalde piektijden een beroep moet doen op externe capaciteit. Doordat je in het systeem pieken en dalen in benodigde capaciteit door de tijd heen registreert, krijg je steeds beter inzicht in wat er op enig moment nodig is en heb je ook wat inzet van mensen betreft steeds eerder een compleet beeld.

 

Meer weten?

Wil je met je eigen ogen zien hoe innovatieve software jou concreet ondersteunt om een efficiënte opdrachtplanning te realiseren? Bekijk dan hier aanvullende informatie over Kantoor Gemak of vraag een online demo aan.

Dit kan ook interessant voor u zijn