Hoe hou je grip op je documenten?


Door: Hendrik Sietzema | 16 juni 2020

Elk bedrijf of organisatie heeft tegenwoordig te maken met grote hoeveelheden (digitale) documenten die dagelijks worden gedeeld, bijgewerkt en opgeslagen. Beheer en beveiliging van al deze documenten is belangrijk, maar je wilt er geen dagtaak aan hebben. Geld verdien je tenslotte met andere dingen. Goed documentmanagement zorgt ervoor dat je met beperkte inspanning voldoet aan geldende wet- en regelgeving, dat je beschikt over volledige en correcte dossiers en draagt bij aan de kwaliteit van je dienstverlening. In dit blog een paar aanknopingspunten om grip te houden op je documenten.

 

Privacy en brancheorganisaties

De grote hoeveelheid regels en richtlijnen die bovendien regelmatig veranderen, maken goed documentbeheer alles behalve eenvoudig. Privacywetgeving bepaalt welke documenten je vast mag leggen, onder welke voorwaarden en voor hoe lang. Deze regels gelden voor documenten die nu binnenkomen, maar natuurlijk ook voor historische data van projecten die al zijn afgerond. In hoeverre bevatten je dossiers persoonlijke data waar je niet langer recht op hebt? En hoe zit het met de beveiliging van deze data, kunnen willekeurige medewerkers dossiers raadplegen of is er sprake van gereguleerde toegang van informatie op basis van lees- en schrijfrechten? Naast de richtlijnen voor persoonlijke informatie heb je ook te maken met de veranderende content van brancheorganisaties, die wetgeving interpreteren en richtlijnen adviseren hoe accountants bij de uitvoering van hun dienstverlening hieraan kunnen voldoen. Ook deze wil je nauwgezet kunnen volgen.

 

Basis op orde

De basis van goed documentmanagement leg je door te weten welke (soort) documenten je in je dossiers hebt zitten en welke regelgeving hierop van toepassing is. De gegevens die je bewaart moeten correct en volledig zijn – denk bijvoorbeeld aan de geldigheid van persoonsgebonden documenten of contracten waar je alleen wat aan hebt als ze getekend zijn.

 

Moderne documentmanagementsystemen nemen je handmatig werk uit handen: ze doorlopen historische documenten, signaleren waar aanpassingen nodig zijn en in sommige gevallen voeren ze deze wijzigingen zelf door. Dit geldt zowel voor documenten die je nu onder handen hebt, als met terugwerkende kracht voor dossiers in je archief. Technologie geeft jou de zekerheid dat je zonder al te veel inspanning, foolproof dossiers opbouwt en documenten beheert op een manier die voldoet aan alle wet- en regelgeving.

 

Traceerbare dossieropbouw

Je weet nooit honderd procent zeker wat er precies gebeurt met documenten omdat het mensenwerk is. De ene medewerker is de andere niet en dat maakt consistent documentmanagement extra moeilijk. Hoe zorg je er dan toch voor dat versiebeheer overal op dezelfde manier wordt toegepast? Kun je met elkaar een vaste manier van documenten classificeren aanhouden zodat je gegevens eenvoudig en snel terug kunt vinden?

 

Ook hier kan technologie een rol spelen om mensen te ondersteunen en begeleiden. Structuur en manier van vastlegging wordt één keer bepaald en vervolgens zorgt het documentmanagementsysteem ervoor dat iedereen zich eraan houdt. Het systeem kan ook een belangrijke rol spelen bij het realiseren van een waterdichte audit trail waarbij alles wat er met documenten gebeurt automatisch door het systeem wordt geregistreerd. Wie heeft wat gezien, gedaan, verwerkt of verwijderd. Per document, per map, per dossier. Hiermee kun je met volledige zekerheid zeggen wat er, wanneer is gebeurd en waarom dingen zijn gegaan zoals ze gegaan zijn. Het wordt zonder oordeel of intentie vastgelegd door het systeem, dus er is geen vinger tussen te krijgen.

 

Minimale inspanning, maximale accuratesse

Grip op je documenten krijg je door goede kennis van wet- en regelgeving en het realiseren van een goede basis voor je documentbeheer zoals bovenstaand beschreven. Met moderne technologie voor documentmanagement zorg je met minimale inspanning voor maximale accuratesse. Documentbeheer is daarmee niet langer noodzakelijk kwaad, maar draagt concreet bij aan de kwaliteit van je dienstverlening. Lees ook: In vier stappen veilig en efficiënt omgaan met klantgegevens

 

Publicatie: Accountancy Vanmorgen