Hoe veilig ga jij om met de gegevens van je klant?


Door: Hendrik Sietzema | 15 mei 2020

De wet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) houdt kortweg in dat persoonsgegevens met de grootste zorg moeten worden verwerkt. Zij mogen enkel worden opgeslagen wanneer dit strikt noodzakelijk is voor je bedrijfsdoeleinden. Je dient daarom zoveel mogelijk te werken met geanonimiseerde gegevens om de privacy van je klanten te waarborgen en boetes te voorkomen. Daarnaast is het belangrijk dat je precies weet welke persoonsgegevens je opslaat en waar deze gegevens zich bevinden. Maar hoe doe je dat zonder hier een dagtaak van te maken?

 

Houd medewerkers alert op welke persoonsgegevens ze wel en niet mogen bewaren

Een heel belangrijke factor bij het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is dat medewerkers in je organisatie goed op de hoogte zijn van de privacyregels en hoe deze moeten worden toegepast binnen hun eigen werkzaamheden. In voorbereiding op de invoering van de AVG hebben veel bedrijven een inventarisatie gemaakt welke privacygevoelige gegevens binnen hun organisatie worden opgeslagen, waar dit gebeurt en met welke reden. Dit is echter geen eenmalige exercitie: bij vastlegging van elk document moet je alert blijven of de regels worden nageleefd en moet er sprake zijn van adequate controle hierop. Blijf het belang van het toepassen van de regels daarom benadrukken, stel overzichten en checklijsten beschikbaar die mensen helpen de regels goed toe te passen en spreek medewerkers gericht aan op hun eigen verantwoordelijkheid hierbij.

 

Centrale opslag van documenten in één centraal systeem vereenvoudigt controle

Stel: elke medewerker werkt met eigen klantenlijsten, correspondentie staat op de eigen PC en persoonlijke gegevens worden naar hartenlust per e-mail verstuurd. In zo’n geval is het voor jou als verantwoordelijke onbegonnen werk om naleving van privacyregelgeving te controleren, laat staan handhaven. Door te (gaan) werken met één centraal systeem waar documenten worden opgeslagen en gegevens van klanten worden vastgelegd, wordt dit veel eenvoudiger. De systemen helpen gebruikers bij het correct vastleggen en valideren van gegevens. Hierdoor voldoe je aan wet- en regelgeving, verbeter je de kwaliteit van vastgelegde gegevens en werkt iedereen vanuit dezelfde ‘waarheid’ omdat iedereen over dezelfde gegevens beschikt.

 

Privacyregels gelden ook voor documenten in je archief

Het goed omgaan met documenten en specifiek de documenten die persoonsgegevens bevatten, begint natuurlijk niet vanaf het moment van invoering van de AVG. Deze regels gelden ook voor alle documenten in je archief. Je ziet de bui al hangen: maanden van doorspitten van gegevens om ze met terugwerkende kracht goed te classificeren en waar nodig te verwijderen omdat er geen grond bestaat om ze te bewaren. Waar ga je beginnen? Vooral omdat je ook te maken hebt met stukken in gescande vorm of teksten die als plaatje zijn opgeslagen. Maak hiervoor gebruik van tools die ervoor zorgen dat je je hele archief doorzoekbaar kunt maken, dit scheelt je heel veel handmatig werk én ergernis.

 

Maak gebruik van moderne technologie om de privacy van je klanten te waarborgen

Digitalisering heeft grote impact op allerlei processen binnen organisaties. Dat geldt ook voor documentbeheer. Waren documenten voorheen noodzakelijke archiefstukken, met behulp van moderne technologie worden het waardevolle bronnen van informatie die je kunt gebruiken voor je besluitvorming en procesautomatisering. Innovatieve documentmanagementsystemen nemen je werk uit handen en ook de inzet van artificial intelligence geeft een nieuwe dimensie aan informatie vastleggen, zoeken en ontsluiten. Het zorgt ervoor dat het systeem automatisch voor je checkt of documenten op de juist plaats zijn opgeslagen, of ze correct en volledig zijn en of er sprake is van persoonsgegevens die niet herkenbaar in je archief moeten worden vastgelegd. Dit kan zowel op het moment van opslaan van documenten als met terugwerkende kracht. Laat de techniek voor je werken, ook bij het waarborgen van de privacy van je klanten.

 

Meer weten?

Wil jij zeker weten dat je veilig omgaat met de gegevens van je klant? Maak dan nu kennis met een modern en innovatief documentmanagementsysteem dat gebruikmaakt van artificial intelligence, waarbij tijdens de ontwikkeling volledig rekening wordt gehouden met wet- en regelgeving, om naleving van bijvoorbeeld privacyregelgeving te vereenvoudigen.