Nauwkeurig urenschrijven: de basis voor een strak facturatieproces


Door: Mamad Mardani | 29 juli 2020

Hoe nauwkeurig zijn de medewerkers van jouw kantoor in urenschrijven? Moet jij vóór je rekeningen naar klanten kunt sturen veel aanpassingen doorvoeren, of stuur je met ‘je ogen dicht’ elke twee weken foutloze facturen? Het realiseren van een goede urenadministratie wordt met behulp van moderne technologie een stuk eenvoudiger, maar dan moet je er wel voor zorgen dat je een goede basis legt. De voordelen die dit oplevert zijn de benodigde investering zeker waard: efficiency, kostenbesparing, beter en sneller inzicht, een vereenvoudigd controleproces en een verhoging van de medewerker- en klanttevredenheid. Maar hoe ga je precies te werk?

 

Keuzestress
Voor een foutloze, efficiënte en tijdige facturatie komt bij een accountantskantoor heel wat kijken. Heb je te maken met vaste prijsafspraken, reken je uurtje-factuurtje, welke uren kun je wel en welke niet aan je klant doorberekenen? Allemaal vragen die je moet beantwoorden vóór je de facturen kunt versturen. Bij een gemiddeld accountants-/administratiekantoor zit de grootste pijn echter in de kwaliteit van urenschrijven door de medewerkers. Zij worden geacht om nauwkeurig bij te houden hoeveel tijd ze besteden aan specifieke activiteiten voor de klanten. Om de werkzaamheden weg te schrijven op klant- en activiteitencodes, moet je echter kiezen uit ellelange lijsten waardoor je al snel door de bomen het bos niet meer zien. Omdat alle medewerkers bovendien elke klant- en elke activiteitencode kunnen kiezen, worden uren al snel op het foute project geboekt of wordt binnen de klantgroep nèt de verkeerde B.V. gekozen.

 

Intensieve controle beïnvloedt liquiditeit
Fouten die de dure vennoot of partner mag corrigeren in een eindeloos proces van over-, bij- en afboeken. Uren die vrijdag zijn ingediend, worden op maandag onderworpen aan een stevige controle. Om te kijken of ze goed zijn geboekt en welke uren wel en niet aan de klant kunnen worden doorberekend zodat dit conform is met de gemaakte afspraken. De intensieve controles vertragen het facturatieproces waardoor betaling lang op zich laat wachten en de liquiditeit van het kantoor negatief wordt beïnvloed. Daarnaast kan het extra vragen oproepen omdat er fouten zijn gemaakt of klanten met het verstrijken van de tijd niet meer weten dat je bepaalde werkzaamheden voor hen hebt uitgevoerd en hier ook niet voor willen betalen.

 

Verhoog kwaliteit, verminder controle
Ruimte voor verbetering dus. De kwaliteit van urenschrijven moet omhoog en de tijd die je besteedt aan controle omlaag. Een goede inrichting van je urenadministratie voorkomt een hoop ellende. Op kantoorniveau leg je de opdrachtstructuur vast, samen met basisbudgetten. Welke werkzaamheden lever je binnen welke dienst en voor welk bedrag. Als je dit vervolgens per klant verfijnt, weet je als declarant precies waar je staat qua gerealiseerde uren en kan het systeem bovendien signaleren of je binnen budget declareert. Door per tijdschrijver te bepalen op welke klanten en activiteiten hij/zij mag schrijven en alleen deze codes zichtbaar te maken, voorkom je overbodige ballast en keuzestress. Doordat de kwaliteit van het urenschrijven toeneemt, kun je de urencontrole lager in de organisatie beleggen en over meerdere personen spreiden. Hierdoor versnelt het proces en bespaar je kosten. Met een efficiënte urenadministratie en facturatie kun je veel regelmatiger en sneller factureren, bijvoorbeeld elke twee weken in plaats van één keer per maand. Doordat er weinig fouten worden gemaakt, hebben klanten bovendien geen reden meer om betaling langer dan de betalingstermijn uit te stellen.

 

Vier stappen om je declaratie- en facturatieproces te optimaliseren

Efficiency, kostenbesparing, beter en sneller inzicht, een vereenvoudigd controleproces en een verhoging van de medewerker- en klanttevredenheid zijn voordelen die je realiseert met een goed declaratie- en facturatieproces. Benieuwd? Download de checklist: Vier stappen om je declaratie- en facturatieproces te optimaliseren.

 

 

Meer weten?
Wil je weten hoe je de kwaliteit van je urenadministratie kunt verhogen om efficiency, kostenbesparing en medewerker- en klanttevredenheid te realiseren? Klik hier voor meer informatie over Kantoor Gemak, hét practice management systeem van moderne kantoren in Nederland.