Nooit meer zoeken naar relevante data: real-time inzicht in je totale organisatie


Door: Mamad Mardani | 21 januari 2021

Iedereen klaagt op zijn tijd over die ‘lastige vragen’ van collega’s en managers om inzicht en aanvullende gegevens. Lastig, omdat het tijd kost om de antwoorden te vinden en je niet altijd honderd procent zeker weet of de informatie die je boven tafel kunt krijgen wel echt klopt en up-to-date is. Elk level in de organisatie heeft zijn eigen stakeholders, dus ook management en directie krijgen moeilijke vragen op hun eigen terrein. Ze moeten verantwoording afleggen aan anderen en zichzelf en laten zien dat ze zaken onder controle hebben. Maar hoe kun je over al die medewerkers en afdelingen heen díe data achterhalen op basis waarvan je de organisatie goed kunt leiden en waar nodig bijsturen?

 

Orakel van Delphi

Het orakel van Delphi bevond zich op één plek in een tempel op de helling van de berg Parnassos, waar een bijzondere priesteres antwoord gaf op de vragen die haar werden gesteld. Managers en directie hebben vandaag de dag ook zo’n centrale plek nodig waar alle relevante data uit hun organisatie samenkomen. Processen in bedrijven zijn echter vaak versnipperd en worden ondersteund door een veelheid aan systemen. Dat betekent dat je opeenvolgende werkzaamheden nooit van A tot Z kunt volgen. Gegevens moeten meerdere keren worden ingevoerd, wat fouten en tegenstrijdigheden in de hand werkt. Elk systeem heeft een eigen dashboard waardoor je de onderlinge samenhang uit het oog verliest. Ook binnen systemen vind je niet de inzichten die je nodig hebt. Probeer dan maar eens de vinger echt aan de pols te houden.

 

Inzicht, overzicht, controle

De kunst is dus om het aantal ondersteunende systemen binnen je organisatie te verminderen. Liefst tot één enkele. Maar dat moet dan wel software zijn die alle afdelingen ondersteunt bij hun werkzaamheden en bovendien onderlinge samenwerking mogelijk maakt. Als processen in een logische flow door de organisatie lopen, heeft iedereen inzicht in zijn eigen deel en weet jij als directie of management precies hoe je organisatie ervoor staat. Wat zit er in de pijplijn, realtime inzicht in lopende projecten, worden facturen op tijd betaald? Omdat je weet wat marketingactiviteiten kosten en hoe zij zich uitbetalen in extra omzet, kun je goed voorbereid in gesprek met je verkopers die graag extra campagnes in willen zetten. Je ziet welke investeringen wel of niet de moeite waard zijn en gooit geen geld in een bodemloze put. Kortom, je hebt meer grip op je eigen organisatie.

 

Zichtbare voordeel creëert betrokkenheid

Softwareoplossingen die meerdere processen ondersteunen zijn dikwijls complex en niet altijd even gebruiksvriendelijk. Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het vastleggen van gegevens en doen dat elk op hun eigen manier. Doordat ze zelf in veel gevallen geen voordelen hebben van deze ‘extra administratie’, wordt er zo min mogelijk tijd aan besteed met onvolledige en oude informatie tot  gevolg. Maar het kan ook anders. Moderne practice management software is logisch opgebouwd en eenvoudig te gebruiken. Handmatige invoer wordt tot een minimum beperkt en waar mogelijk worden gegevens automatisch uit andere bronnen gehaald. Een centrale plek waar alle klantinformatie wordt opgeslagen en snel terug te vinden is, zorgt voor klanttransparantie voor iedereen. De voordelen die dit biedt, creëert draagvlak en betrokkenheid binnen alle lagen van de organisatie.

 

Klinkt interessant?

Maakt dan vandaag nog kennis met de practice management software van Unit4 Bedrijfssoftware die jou en je medewerkers grip en inzicht geeft waardoor ze hun werk goed kunnen doen. Waarbij iedereen in een gebruiksvriendelijke omgeving met minimale handelingen een strak proces kan volgen zonder dingen over het hoofd te zien. Of Download hier een overzicht van de managementvragen die jij met behulp van deze software moeiteloos kunt beantwoorden.

 
Download factsheet

Financieel management van projecten: van puzzelen voor gevorderden naar efficiënte processen


Door: Mamad Mardani | 19 januari 2021

Correcte omzeterkenning, nauwkeurige en tijdige facturatie, monitoren van de marge. Er komt veel kijken bij goed financieel management van projecten. Natuurlijk zijn er diverse systemen die (de financiële afdeling) ondersteunen bij het uitvoeren van projecten, maar daar zit gelijk ook een aantal uitdagingen. Elk bedrijf heeft zijn eigen werkwijze dus moet zelf uitvinden hoe het de gebruikte systemen het beste inricht. En zijn ze eenmaal up and running, dan zit je als financieel verantwoordelijke nog met een lappendeken van informatie omdat elk systeem zijn eigen stukje van de financiële puzzel bevat. Is financieel management van projecten dan echt puzzelen voor gevorderden, of kan het wellicht anders?

 

Kip zonder kop

Je kunt het zo gek niet bedenken, maar tegenwoordig kun je eigenlijk elk proces in je organisatie wel automatiseren. De grootste uitdaging zit hem in het integreren van al deze systemen. Dat geldt in het bijzonder wanneer het gaat om het managen van projecten: planning, boekhouding, facturatie, projectvoortgang – alles wordt keurig bijgehouden in aparte applicaties en voor het totaaloverzicht en -inzicht wordt gebruikgemaakt van de nodige Excellijsten. Dit betekent echter dat je als financieel verantwoordelijke veel tijd kwijt bent aan het terugvinden van informatie, het checken van statussen en het corrigeren van gegevens die niet kloppen. Voor elke rapportage, iedere vraag én het terugkerende facturatieproces ren je als de bekende kip zonder kop door de organisatie, om bij diverse collega’s puzzelstukjes te achterhalen die het financiële plaatje compleet maken.

 

Tijdig en efficiënt omzet erkennen en correct factureren

Werkt jouw organisatie ook met vaste prijsafspraken? Dan ben jij waarschijnlijk ook elke maand de nodige tijd kwijt aan het uitzoeken welke omzet je deze keer weer mag erkennen zodat je weet wat je kunt factureren. Terwijl dat eigenlijk niet hoeft. Je kunt namelijk heel veel problemen ondervangen door te werken met één centraal systeem waarin de verschillende aspecten van een project worden ondersteund. Verkopers leggen gegevens hierin vast over zaken als prijs, wijze van factureren en de contactgegevens van de klant. Projectleden houden zelf gewerkte uren per project bij en projectmanagers zorgen ervoor dat zij op tijd aangeven welk percentage van het project op enig moment daadwerkelijk is gerealiseerd.

 

Sneller voordeel met best practices

Zoveel organisaties hebben even zovele werkwijzen en elk bedrijf is daarin uniek. Dat wil echter niet zeggen dat iedereen voor zichzelf het wiel uit moet vinden en je alleen speciaal voor jou ontwikkelde software de oplossing is. Juist het gebruikmaken van standaarden, best practices en bewezen producten kan je onnodige ellende besparen. Bovendien ben je sneller up & running en kun je  profiteren van de voordelen. Uren worden bijvoorbeeld altijd correct en op de juiste projecten weggeschreven; het proces voor omzeterkenning en facturatie is snel en accuraat op basis van bijgewerkte informatie in één centraal systeem en je financiële rapportages zijn gebaseerd op goed onderbouwde inzichten in plaats van op wat je onderbuikgevoel je ingeeft. Ook je accountant wordt blij omdat hij minder tijd kwijt is aan het corrigeren van data uit je boekhouding en daardoor meer tijd overhoudt voor het geven van nuttig advies.

 

Klinkt interessant?

Ben je op zoek naar meer ideeën om bij de uitdagingen van alle fases van een project te kunnen blijven denken in oplossingen en mogelijkheden? Download dan de checklist. Of maak hier kennis met een moderne softwareoplossing die goed financieel management van jouw projecten makkelijk maakt.