Ultieme project- en resourceplanning – Deel 1: denken in oplossingen en mogelijkheden


Door: Mamad Mardani | 22 oktober 2020

Het adequaat inplannen van tijd, resources en skills is van essentieel belang voor het efficiënt runnen van elk project. Je voorbereiding kan echter nog zo goed zijn, elke klus brengt in de praktijk zijn eigen verrassingen met zich mee. Gelukkig zijn er altijd meerdere wegen die naar Rome leiden en het is voor een projectplanner de kunst om te allen tijde te blijven denken in oplossingen en mogelijkheden. Het proces van een project- en resourceplanning is in te delen in diverse fases waarbij elke stap uitdagingen kent waar je je als planner op voor kunt bereiden. In dit eerste blog  gaan we in op de fases ‘projectscope vaststellen’ en ‘expertise bepalen’. Het tweede blog gaat dieper in op het samenstellen van het projectteam en wat je te wachten staat bij het maken van een projectplanning.

 

Heldere projectscope

De projectaanvraag: voor de verkopende kant van de organisatie bijna het eindstation, voor planner, projectleider en -team het begin. De klant heeft na korte of lange tijd besloten dat hij met jullie in zee wil, het project is in hoofdlijnen beschreven en nu ligt het bij de projectplanner op het bureau voor de volgende stap. Namelijk het in detail uitwerken van de benodigdheden om het voorgestelde project op tijd, binnen budget en met een zo groot mogelijke marge tot een goed einde te brengen. Cruciale factor in deze fase van het project – en waar het vaak fout gaat – is de kwaliteit van de projectscope. Is de scope helder, ondubbelzinnig beschreven en wordt er duidelijk toegewerkt naar een afsluiting? Welke afspraken zijn er met de klant gemaakt over het aantal te besteden uren, de doorlooptijd van het project, geplande milestones en momenten waarop de voortgang met elkaar wordt afgestemd? Een projectscope wordt in veel gevallen voor een groot deel op gevoel gemaakt, waardoor er vaak gegevens ontbreken of onduidelijk zijn. Door goed vastgelegde en transparante afspraken en projectkaders kun je onnodige misverstanden voorkomen.

Benodigde expertise en vaardigheden

Na het formuleren en vastleggen van de projectscope is het tijd om te bepalen wat je nodig hebt aan kennis en skills in het project. Welke hard en soft skills heb je nodig? Wat voor type projectmanager heb je nodig? Gaat het om de inzet van technische of functionele consultants? In het geval je specifieke technische kennis en ervaring in wilt zetten, wil je ook weten welke specifieke certificaten iemand nodig heeft. Specifieke analytische vaardigheden zoals SQL of misschien een R&D SCRUM master om projecten te begeleiden. Omdat je weet dat er altijd een moment komt dat je niet genoeg eigen mensen in kunt zetten of dat specifieke vaardigheden ontbreken, bouw je tijdig een netwerk van derde partijen die je waar nodig in kunt schakelen. Is lang genoeg van te voren duidelijk dat je de benodigde skills niet in huis hebt, dan kun je aanspraak maken op opleidingsbudgetten om mensen tijdig klaar te stomen. Alles om te voorkomen dat je de klant moet gaan vertellen dat je met de timing van het project moet gaan schuiven omdat je niet tijdig kunt beschikken over de juiste projectleden. Zorg ervoor dat niet alleen jij als planner goed op de hoogte bent van de beschikbare skills. Ook de collega‘s die het project verkopen moeten weten wat er wel en liever niet kan worden verkocht. Hiermee voorkom je dat er verkeerde verwachtingen worden gewekt en verkochte projecten bij voorbaat al gedoemd zijn te mislukken

 

Meer weten?

Ben je op zoek naar meer ideeën om bij de uitdagingen van alle fases van een project te kunnen blijven denken in oplossingen en mogelijkheden? Download dan de checklist. Of maak hier kennis met een moderne softwareoplossing die jou kan ondersteunen bij het inplannen van resources en projecten.

 

Download checklist