Ultieme Resource- en projectplanning – Deel 2: denken in oplossingen en mogelijkheden


Door: Mamad Mardani | 22 oktober 2020

Het goed voorbereiden van een project vergt tijd en aandacht. Je wilt tijd, resources en skills secuur inplannen omdat je alleen op die manier een project efficiënt uit kunt voeren. Maar hoe goed je voorbereiding ook is, elke klus brengt in de praktijk zijn eigen verrassingen met zich mee. Gelukkig zijn er altijd meerdere manieren waarop je je doelen kunt realiseren, zolang je maar blijft denken in oplossingen en mogelijkheden. Het proces van resource- en projectplanning is in te delen in diverse fases waarbij elke stap uitdagingen kent waar je je als planner op voor kunt bereiden. In het eerste blog gingen we in op de fases ‘projectscope vaststellen’ en ‘expertise bepalen’. Dit tweede blog gaat over het samenstellen van het projectteam en wat je te wachten staat bij het maken van een projectplanning.

 

Samenstellen van het projectteam

Na het op een transparante manier formuleren van de scope van het project en het vaststellen van  wat er nodig is aan kennis en kunde om het project succesvol te kunnen draaien, ben je klaar voor fase drie: het samenstellen van het projectteam. Dit klinkt misschien eenvoudig, maar of je succesvol bent wordt door heel veel factoren bepaald. Factoren die je bovendien niet allemaal zelf in de hand hebt en stakeholders die stuk voor stuk werken vanuit hun eigen belang. De eerste stap is het zoeken naar mensen met de juiste skills om vervolgens te kijken naar hun beschikbaarheid. Vind je een medewerker die matcht met de skills én inzetbaar is in de gevraagde periode, dan heb je geluk. Blijf je steken bij personen die een beetje aan de gestelde voorwaarden van skills en timing voldoen of waar slechts een van de twee past, dan zul je wat meer creativiteit uit de kast moeten halen om vraag en aanbod bij elkaar te brengen. Door continu in gesprek te blijven met opdrachtgever en uitvoerders kun je vaak voldoende marge inbouwen in je planning, zodat het totaal van de gevraagde capaciteit aansluit op wat je op enig moment  in huis hebt. Ook kun je met een constante dialoog verwachtingen (blijven) managen.

 

Flexibele projectplanning en goede overdracht

Bij het maken van de projectplanning is flexibiliteit een cruciale factor. Want hoeveel kennis en ervaring je ook hebt, in de weerbarstige realiteit zul je je planning mee moeten laten bewegen met onverwachte gebeurtenissen. Denk aan het domino-effect van een sales cycle die uitloopt waardoor de startdatum en alle daarop volgende acties van het project verschuiven; met alle gevolgen voor beschikbaarheid van de juiste skills van dien. Projectleden die ziek worden of om andere reden voor kortere of langere tijd uitvallen. Door te werken met een overzichtelijke projectplanning en voldoende marges in te bouwen, maak je je eigen leven en dat van anderen een stuk eenvoudiger. Leg de planning en alle bijbehorende documenten op een centrale plek vast zodat projectleden weten waar ze aan toe zijn en toegang hebben tot de voor hen relevante documenten. Deze documentatie is tevens een belangrijk onderdeel van een goede overdracht.

 

Meer weten?

Ben je op zoek naar meer ideeën om bij de uitdagingen van alle fases van een project te kunnen blijven denken in oplossingen en mogelijkheden? Download dan de checklist. Of maak hier kennis met een moderne softwareoplossing die jou kan ondersteunen bij het inplannen van resources en projecten.

 

Download checklist