Indrukwekkende dynamiek van mensen die écht samen gaan werken

 

“Covebo is een jonge club uitzenders met ambitie. Ondernemend, lokaal en grensoverschrijdend. Wij geloven in het zelfstandig laten werken van medewerkers met de verantwoordelijkheid die daarbij hoort. In deze crisistijd werken we hard aan het betrokken houden van onze medewerkers en uitzendkrachten. Wat ik me vooraf niet realiseerde is de onderlinge saamhorigheid die je hiermee creëert: dit overkomt ons, maar samen komen we sterker uit de strijd”. Martijn van den Dungen, Financieel Directeur van Covebo Uitzendgroep, vertelt wat er aan maatregelen worden genomen om de organisatie door deze uitdagende tijd te loodsen.

 

Wat zijn tijdens deze crisis de grootste uitdagingen voor jullie als bedrijf
Martijn: “als CFO van de groep heb ik een paar afdelingen onder mij, namelijk compliance, de financiële administratie en HRM. HR ligt mij na aan het hart, we zitten nu eenmaal in een mensen business. Daarom wil ik zelf ook direct betrokken blijven bij dit belangrijke deel van ons DNA. Onze medewerkers en uitzendkrachten maken elke dag het verschil voor onze klanten en wij moeten er als management voor zorgen dat het welzijn en welbevinden van de mens gewoon goed geregeld is. Dat geldt natuurlijk zeker in tijden van crisis. Om ontwikkelingen goed te kunnen monitoren en adequate maatregelen te kunnen nemen, hebben we een corona-crisisteam in het leven geroepen. Samen met de mensen op onze locaties, zorgen we ervoor dat medewerkers en uitzendkrachten goed worden geïnformeerd en waar nodig worden gesteund. Ook is er veel aandacht voor acties om het moraal te boosten en de onderlinge saamhorigheid vast te houden.

 

Ook voor ons zijn het geen makkelijke tijden. Als uitzendorganisatie zijn wij sterk in de sectoren productie & logistiek en bouw & techniek. In het eerste segment is het zeker op het gebied van logistiek rond supermarkten en dergelijke booming. In de bouw & techniek merken we dat het qua opdrachten terugloopt omdat men in die sectoren problemen heeft met de aanvoer van materiaal waardoor projecten stil komen te liggen. Voor ons is het een voordeel dat we wat betreft onze activiteiten een goede spreiding hebben. Een ander voordeel dat we nu goed terugzien, is het feit dat we heel decentraal zijn opgezet en onze mensen veel vrijheid en verantwoordelijkheid geven. Dat resulteert in flexibele, zelfstandige en creatieve medewerkers – en dat is precies wat je in moeilijke tijden nodig hebt. Wij hoeven geen protocollen uit te werken om te vertellen wat iedereen moet doen. Dat regelen mensen zelf en ze nemen hiervoor ook zelf het initiatief. Hierdoor kun je als organisatie veel sneller schakelen”.

 

Hoe houd je medewerkers geïnformeerd en verbonden?
“Het coronacrisisteam bestaat uit de HR manager, onze algemeen directeur, twee vertegenwoordigers uit de eerder genoemde segmenten en ikzelf. Wij houden ons vooral bezig met het monitoren van de organisatie en het creëren van de randvoorwaarden zodat onze mensen goed kunnen blijven functioneren. Onze uitzendkrachten maken zich zorgen om hun eigen gezondheid en of hun baan wel blijft bestaan. Veel van hen komen uit het buitenland en bij hen speelt de situatie van de familie thuis mee in het achterhoofd en de vraag wanneer ze terug kunnen naar huis. Van de eigen medewerkers werkt nu ongeveer 80% vanuit huis – kantoren worden door maximaal twee á drie mensen bemand. Iedereen ervaart het thuiswerken anders. Voor de een is het prima, voor de ander een grote uitdaging. Bijvoorbeeld de grote groep jonge medewerkers die bij ons werkt, is gewend om veel te sporten en heeft een druk sociaal leven. Als je dan plotseling heel veel alleen thuiszit, is dat best even schakelen.

 

Het crisisteam houdt zich vooral bezig met het aangesloten blijven met onze medewerkers en uitzendkrachten. We zijn vrijwel continue met elkaar en anderen in overleg, kijken wat goed gaat en wat niet, waar mensen tegenaan lopen en hoe we dat op kunnen lossen. Goede informatievoorziening is belangrijk, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn. Vóór de coronacrisis hadden we elke week al een update in de vorm van een vlog van de algemeen directeur en daar hebben we nu elke twee á drie dagen een specifieke corona-update aan toegevoegd. Eén keer in de week is er met alle teams een teamafspraak. Teammanagers zorgen er zelf voor dat ze elk teamlid minimaal een keer in de week spreken en in de praktijk belt elk team in de ochtend even in om bij te praten – een belangrijk contactmoment. Ook de HRM-afdeling besteedt veel tijd aan het contact opnemen met medewerkers, gewoon om te vragen hoe het gaat.

 

Vóór de coronacrisis waren we vanuit HRM vooral bezig met het faciliteren van goede opleidingen voor ons personeel, teambuilding. Maar op dit moment moeten we er gewoon zijn. HRM is nu meer dan ooit echt maatwerk waar je bovenop moet zitten. Voor de een is thuiswerken heel makkelijk, voor de ander niet. Er zijn mensen die zich grote zorgen maken, anderen leven van dag tot dag en houden het daarmee overzichtelijk voor zichzelf. Hoe richt je je dag in wanneer je – samen met je partner – probeert 8 uur thuiswerk te combineren met de zorg voor kleine kinderen of schoolwerkbegeleiding? Om deze en andere vragen te beantwoorden, zijn wij gaan werken met een thuiswerkcoach. Medewerkers kunnen bellen om even hun verhaal kwijt te kunnen, of om specifiek advies aan te vragen. Bovendien is er elke dag een sessie waar je je voor aan kunt melden, bijvoorbeeld ‘Thuiswerken met kleine kinderen – hoe doe je dat?’ Mensen kunnen hier onderling ervaring uitwisselen en sparren met de specialist”.

 

Zijn er ook positieve kanten van de crisis te benoemen?

“Naast het ‘informeren’ zie je ook veel creativiteit in de vorm van ‘feel good’ acties. Bijvoorbeeld de Covebo Spotify lijst die we in het leven hebben geroepen, de paasattentie die alle medewerkers thuiskregen en de kortingsbonnen om online kleding te kunnen kopen. We hebben iedereen een Delftsblauw tegeltje gestuurd om te laten weten dat we hun inzet meer dan ooit waarderen. Elke vrijdag vragen we twee vestigingen om in een vlog van een paar minuten te vertellen hoe het hen die week is vergaan om de interne verbondenheid in stand te houden. Wat ik me niet vooraf realiseerde, is de onderlinge saamhorigheid die je creëert. Deze situatie overkomt ons, maar we komen samen sterker uit de strijd. We hebben er zelfs een hashtag voor ontwikkeld: #samensterkeruitdestrijd.

 

Van nature zijn wij geen mensen die vaak thuiswerken en veel mensen missen hun collega’s dan ook echt. Maar we realiseren ons tegelijkertijd dat je door thuis te werken enorm veel tijd bespaart. Kijk alleen al naar de dagelijkse reistijd die je nodig hebt om op kantoor te komen. Thuis kun je gelijk beginnen en in sommige gevallen ook meer gefocust werken. Face to face vergaderen zal altijd belangrijk zijn, maar Teams en Zoom bieden prima mogelijkheden om met meer personen tegelijkertijd online te vergaderen. En dat zullen we in de toekomst dan ook zeker meer gaan doen. Maar wat mij van deze tijd het meest bij zal blijven, is de enorme dynamiek die ontstaat als mensen onvoorwaardelijk samen gaan werken. Niet blijven hangen in twijfels en voorwaarden, maar er helemaal voor gaan. Ik vind dat echt indrukwekkend”.